La mayoría de los usuarios de impresoras desconocen el potencial del historial de impresiones, el cual puede resultar beneficioso en diversos aspectos. Sin embargo, también conlleva riesgos si personas no autorizadas acceden a él.
Este registro no solo permite visualizar lo que ha sido impreso y controlar quién lo hizo, con el fin de identificar a aquellos usuarios que imprimen documentos sin permiso. También abre la puerta a acciones menos altruistas. Es en esta faceta donde radican los peligros asociados al historial de impresiones.
A continuación, te contamos qué información puedes encontrar en dicho historial y por qué debes manejarlo con precaución. Además, de consejos para evitar que usuarios no autorizados accedan a este registro.
¿Qué es el historial de impresiones?
El historial de impresiones consiste en un registro de todos los documentos que se han enviado a imprimir desde un ordenador. Por lo general, tanto el ordenador como la impresora almacenan información relacionada con estos documentos, como el usuario que los imprimió y la fecha en que se enviaron. Esto permite verificar fácilmente si se ha enviado un documento para imprimir, incluso si no hay ninguna copia impresa en la bandeja de salida de la impresora.
Al revisar el historial, puedes determinar si el documento aún no ha salido o si alguien ha tomado la copia por error o descuido. Si el documento aún no ha salido, estará en la cola de impresión, esperando su turno para ser impreso en papel. También podrás identificar si la impresión se ha bloqueado debido a algún problema que deba resolverse antes de obtener la copia impresa. Dependiendo del modelo de la impresora, es posible seleccionar una nueva impresión si la primera copia se ha completado o ha desaparecido.
En resumen, el historial de impresiones proporciona información valiosa sobre los documentos enviados a imprimir, su estado actual y posibles problemas que puedan surgir durante el proceso de impresión.
Problemas que puede ocasionar
Hasta ahora hemos destacado las ventajas del historial de impresiones, pero también es importante mencionar los problemas e inconvenientes que puede ocasionar. Especialmente si alguien obtiene acceso al ordenador que estás utilizando. En ese caso, podrían tener conocimiento exacto de todos los documentos impresos desde dicho ordenador, así como de todos los datos almacenados en el registro, desde la hora de impresión de cada documento hasta la cantidad de veces que se han enviado a imprimir.
Además, podrían averiguar si las impresiones han sido exitosas o si ha habido problemas que han impedido que las copias se envíen a la bandeja de impresión. Esto significa que podrían acceder a información confidencial. Cabe mencionar que esta información también puede ser accesible desde la propia impresora, siempre y cuando tenga una pantalla táctil y se seleccionen las opciones correspondientes, siendo accesible para toda la red.
Por lo tanto, es importante tener precaución y tomar medidas de seguridad adecuadas para proteger la confidencialidad de los documentos impresos y evitar el acceso no autorizado al historial de impresiones.
Desactivar el historial de impresiones
Es importante tener en cuenta el historial de impresiones «largo» en Windows, el cual se puede acceder a través del «Visor de eventos» (o la «Consola» en Mac OS) desde el Menú Inicio, seleccionando la opción correspondiente para ver el historial de impresiones. Si no aparece ningún registro, no hay motivo de preocupación, ya que esa opción no está habilitada. Sin embargo, si aparece una lista y no deseas que se genere, debes desactivar la opción que lo permite.
Desde el «Visor de eventos», debes acceder a «Registros de aplicaciones y servicios», luego seleccionar las opciones «Microsoft» y «Windows». En la extensa lista, encontrarás una opción llamada PrintService; haz clic en «Operativo y Propiedades». A continuación, desmarca la casilla de «Habilitar registro» para desactivar esta función.
En el menú de opciones de la impresora también es posible ver los trabajos en la cola de impresión o los documentos impresos recientemente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cualquier persona que acceda a esta información podría ver los documentos e incluso imprimirlos nuevamente en algunos casos. Esto puede resultar problemático, especialmente en entornos empresariales. Para evitarlo, se recomienda habilitar la impresión confidencial para todos los documentos. De esta manera, si alguien encuentra un documento en la cola de impresión que desea ver e imprimir, deberá ingresar la contraseña correspondiente. De lo contrario, no podrá obtener una copia impresa.
Estas son solo algunas de las medidas que se pueden tomar para abordar algunos de los problemas asociados al historial de impresiones. Sin embargo, cada impresora puede tener sus propios mecanismos para evitar accesos no autorizados. Por lo tanto, si la seguridad es una preocupación, se recomienda consultar a un experto en impresoras de gran formato para conocer las opciones disponibles y controlar el historial de impresiones y la cola de impresión antes de elegir un modelo en particular.
