¿Qué impresora necesita tu empresa?
¿Has considerado alguna vez qué tipo de impresora realmente necesita tu empresa? Es posible que la que tienes actualmente no sea la más adecuada. En algunos casos, podría ser insuficiente y carecer de las características indispensables. En otros casos, podría ser una máquina tan potente que muchas de sus funciones no se utilizan. Por lo tanto, antes de cambiar o adquirir una nueva impresora, es recomendable hacerse algunas preguntas relevantes.
Es fundamental analizar minuciosamente las necesidades de impresión de la empresa antes de elegir un modelo, no solo en términos de características requeridas, sino también en cuanto a la cantidad de impresoras necesarias. Es posible que actualmente tengas más de una instalada cuando, en realidad, sería suficiente con la mitad o incluso solo una o dos. En algunos casos, una buena planificación puede mejorar el servicio de impresión de la empresa y, además, ahorrar dinero, como se explicará a continuación.
Analiza qué impresora necesitas antes de comprar
Para comprender las necesidades de tu empresa, será necesario dedicar tiempo a estudiar cómo se llevan a cabo las tareas de impresión. Esto implica analizar la frecuencia de impresiones diarias y semanales, incluyendo los momentos de mayor demanda. También es importante examinar los formatos de impresión utilizados, así como determinar si las impresiones son en blanco y negro o a color.
En el caso de impresiones a color, es necesario tener claro el número de impresiones por tamaño de papel. Estos aspectos te permitirán analizar de manera más precisa la capacidad y velocidad requeridas para la futura impresora de tu empresa.
El siguiente paso consiste en analizar el tipo de impresiones que se realizan. Si la mayoría de las impresiones son en blanco y negro, como documentos de texto y borradores, no será necesario adquirir un modelo altamente preciso destinado a empresas de diseño gráfico, por ejemplo.
Sin embargo, si se requieren impresiones a color y con alta resolución, una impresora en blanco y negro no será suficiente. Todo dependerá del volumen de impresión de la empresa y del tipo de trabajo que se desarrolle en ella. Además, también es importante tener en cuenta el tamaño de la empresa, ya que esto determinará si se necesita una o varias impresoras, así como en qué departamentos se ubicarán.
Con el tipo elegido, escoge modelo
Una vez concluido el estudio, tendrás claro si tu empresa requiere una impresora a color o en blanco y negro, si debe ser de nivel profesional o no, y si necesita una capacidad alta o media. También sabrás cuántas impresoras serán necesarias.
Es posible que, al analizar el flujo de impresión de la empresa, descubras que solo necesitas la mitad de las impresoras que actualmente tienes. O, al conversar con los empleados o responsables de diferentes departamentos, podrías darte cuenta de que se necesita un tipo de impresora capaz de imprimir en un formato de papel más grande, ya que la impresora actual no puede hacerlo y se deben encargar trabajos externamente. Si esto ocurre de forma regular, es probable que necesites un modelo profesional que pueda manejar diversos tamaños de papel.
En cualquier caso, elegir un modelo de impresora para una empresa, incluso cuando se tienen claras las necesidades, no es tan simple como parece. Se deben considerar diversos factores y tomar buenas decisiones para asegurar una elección acertada.
