El proceso de selección del equipamiento tecnológico necesario para una empresa, es siempre un tema que requiere ponerleatención.
Antes de decidir qué modelo adquirir, es imprescindible tener en cuenta una serie de variables que van más allá del presupuesto disponible.
En el caso específico de las impresoras, es necesario analizar las necesidades de la empresa, determinar si se requiere un equipo multifuncional y cuántas impresoras son necesarias.
La amplia variedad de marcas y modelos disponibles dificulta la elección de una fotocopiadora profesional adecuada para el negocio.
Por eso, es fundamental tener claro ciertos aspectos que te permitirán tomar una decisión adecuada al elegir una fotocopiadora profesional. De esta manera, evitarás situaciones como que la máquina no cumple con tus requerimientos o que has pagado un precio excesivo por un modelo que ofrece funcionalidades innecesarias para tu empresa.
Por tanto, ¿cómo puedes elegir una fotocopiadora profesional adecuada? Sigue estos consejos
¿Qué valorar antes de elegir una fotocopiadora profesional?
Antes de iniciar el estudio de los modelos de impresora disponibles para tu empresa, es necesario analizar cómo se utiliza la impresora actual y con qué propósito.
En primer lugar, es importante examinar quiénes tienen acceso a ella, con qué frecuencia se utiliza, la cantidad de archivos y páginas que se imprimen, entre otros aspectos. Mantener conversaciones con tus empleados te permitirá comprender sus hábitos de impresión, lo cual es fundamental a la hora de seleccionar una impresora o fotocopiadora profesional.
Además de esto, es necesario conocer qué tipo de documentos y archivos se imprimen con mayor frecuencia. Determinar si predominan los documentos de texto, si se imprimen en blanco y negro o a color, y si se utilizan las fotocopiadoras para imprimir imágenes o gráficos. Por supuesto, también debes considerar el tipo de negocio al que se dedica tu empresa.
Por ejemplo, las necesidades de impresión de un estudio de diseño difieren de las de una oficina de una gestoría. La actividad que se desarrolla en la empresa, así como en sus departamentos principales, desempeñará un papel crucial en la elección de una fotocopiadora profesional. Esto influirá no solo en la elección del tipo de consumible que la fotocopiadora utiliza, ya sea tinta o tóner, sino también en si se opta por un modelo en blanco y negro o a color.
¿Cómo elegir un modelo multifunción adecuado?
En una empresa, incluso si es pequeña, además de imprimir y realizar fotocopias, a menudo también se requiere escanear documentos. Por lo tanto, es recomendable adquirir una fotocopiadora multifunción al elegir un equipo profesional.
En algunas ocasiones, incluso puede ser necesario que la fotocopiadora funcione como fax, ya que algunas empresas aún utilizan este sistema para el envío y recepción de ciertos documentos. Si tienes clientes que envían y reciben faxes, es algo que debes tener en cuenta.
Estos son algunos consejos que debes conocer al elegir una fotocopiadora profesional.
También debes tener en cuenta tu presupuesto. Si no es muy alto o si prefieres evitar una inversión considerable de una sola vez, puede que te convenga más optar por un contrato de alquiler de fotocopiadoras en lugar de comprar una.
Para tomar una decisión definitiva, lo mejor es consultar tu caso con una empresa especializada.
Anímate a exponerles tu situación y ellos te ayudarán a elegir el modelo más adecuado para tu empresa.
